Ordnungsmäßigkeit von Rechnungen

Die Finanzverwaltung prüft seit einiger Zeit verstärkt die Ordnungsmäßigkeit von Rechnungen. Sofern dabei Mängel festgestellt werden, wird der Vorsteuerabzug aus diesen Rechnungen nicht mehr zugelassen und muss dem Finanzamt zurückbezahlt werden.

Es ist daher wichtig, die zahlreichen Anforderungen zu kennen und schon bei Rechnungseingang eine genaue Prüfung vorzunehmen, da eine spätere Korrektur erfahrungsgemäß zu einem weit höherem Aufwand führt.

Merkmale einer ordnungsgemäßen Rechnung:

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Briefkopf)
2. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers (Adressat)
3. Steuernummer oder USt-ID des leistenden Unternehmers
4. Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum),
5. Fortlaufende Nummer (nur einmalig vergebene Rechnungsnummer)
6. Menge und Art der gelieferten Ware bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
7. Zeitpunkt (oder –raum) der Lieferung oder sonstigen Leistung. Bei Anzahlungen die jeweiligen Zeitpunkte und Beträge der Zahlungen
8. Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
9. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Leistung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Weitere Angaben in Rechnungen / Sonderfälle:

1. Bei Steuerschuldnerschaft des Empfängers (§ 13b UStG) sind keine Steuersätze oder Steuerbeträge anzugeben, sondern ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
2. Bei Kleinunternehmern (§ 19 UStG) sind ebenfalls keine Steuersätze oder Steuerbeträge anzugeben, dafür muß auf die Kleinunternehmerschaft hingewiesen werden.
3. Im Fall von innergemeinschaftlichen Geschäften sind zusätzlich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern des leistenden Unternehmers und des Empfängers anzugeben
4. Bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (v.a. Bauleistungen) an Privatleute ist ein Hinweis auf die Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren auf der Rechnung zu machen

Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen (Rechnungsbetrag höchstens € 150,-)

Folgende Angaben sind bei Kleinbetragsrechnungen ausreichend:

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Briefkopf)
2. Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum),
3. Menge und Art der gelieferten Ware bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
4. (Gesamt)-Entgelt in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz („inklusive x % MwSt“) oder in den Fällen einer Steuerbefreiung bzw. der Kleinunternehmerschaft den entsprechenden Hinweis hierauf.