„So gebt dem Kaiser, was des Kaisers ist ...“
Mt, 22,21

… aber nicht zuviel

Hinweise zur ordnungsgemäßen Buchhaltung und zur Kassenbuchführung

Die Betriebsprüfer sind angehalten, hierauf künftig besonders zu achten und bei Verstößen (formelle oder materielle Mängel), pauschale Hinzuschätzungen zum Gewinn vorzunehmen. Sofern keine Verstöße gegen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung festgestellt werden, müssen die Finanzbehörden deren Richtigkeit unterstellen und dürfen nicht hinzuschätzen. Eine Hinzuschätzung aufgrund festgestellter Mängel liegt im Ermessen der Finanzbehörde und muss sachgerecht erfolgen. Auf jeden Fall ist damit zu rechnen, dass die Prüfer versuchen werden, maximale Mehrsteuern zu generieren und es wird nachfolgend zu Streitigkeiten über die Höhe der Schätzungen kommen mit ungewissem Ausgang.

Um den Prüfern diese Möglichkeit zu nehmen und Steuernachzahlungen zu vermeiden, ist es unser Anliegen, Sie über in der allgemeinen Praxis häufig auftretende Fehler zu informieren und darauf hinzuweisen, wie sie vermieden werden können.

Hinweis auf allgemeine Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Zeitgerechte Erfassung von Buchungen und Aufzeichnungen

Grundsätzlich gilt: Bare Geschäftsvorfälle sind täglich zu erfassen, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen.

Die Kasse bzw. Kassenberichte sind täglich vom Unternehmer selbst zu schreiben.  Allerdings sind die Vorgaben zum Zehn-Tages-Zeitraum für Unternehmer, die ihre Buchhaltung vom Steuerberater erstellen lassen kaum erfüllbar. Für sie gilt zeitnahes Nummerieren, Lochen und Abheften der Belege wobei die Nummerierung chronologisch erfolgt, d.h. nach Eingang der Unterlagen. Das Abheften geschieht in gewohnten Kategorien (Bank, Kasse, Rechnungseingang, Rechnungsausgang oder Belege zur Bank). Für die Buchhaltung ist die Nummerierung unerheblich, sie soll aber bei einer Betriebsprüfung aufzeigen, dass jeder eingegangene Beleg auch tatsächlich erfasst wurde und nichts verlorengegangen ist. Eine nicht nummerierte und ungelochte bzw. ungeheftete Belegablage gilt als materieller Fehler und kann den Weg zur Schätzung eröffnen.

Rechtzeitiges "Festschreiben"

Für den Steuerberater gilt, dass die Buchhaltungen bis zum Monatsende des Folgemonats festgeschrieben sein müssen, sie sind danach nicht mehr abänderbar. Das bedeutet, dass die Unterlagen spätestens bis zum 20. Tag des Folgemonats bei uns vorliegen sollten, um diese zeitliche Vorgabe rechtzeitig erfüllen zu können.

"Aufbewahrungspflichten"

Originalbelege zu Anschaffungen im Anlagevermögen sind mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Beträgt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer allerdings mehr als zehn Jahre, so sind die Originalunterlagen entsprechend dem Zeitraum der Nutzungsdauer aufzubewahren, selbst wenn das Wirtschaftsgut vorher verschrottet wurde.

 

Hinweise zur ordnungsgemäßen Kassenführung

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat geurteilt, dass eine ordnungsgemäße Kassenführung Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung ist. Die Praxis zeigt, dass gerade im Bereich der Kassenführung häufig Streitigkeiten mit dem Betriebsprüfer auftreten.

Verpflichtung zu Kassenführung

Alle Unternehmen, die Bareinnahmen zu verzeichnen haben, die größer sind als zehn Prozent der gesamten Umsätze, sind zur Kassenführung verpflichtet. Die Kasse ist vom Unternehmer zu führen. Bitte beachten Sie, dass die angesprochenen Vorschriften für Sie auch gelten, wenn Sie freiwillig eine Kasse führen.

Die Rechtsprechung unterscheidet bei Unternehmern, deren Einnahmen überwiegend aus Bargeld bestehen, hinsichtlich der Anforderungen an die Kassenführung inzwischen kaum noch zwischen Bilanzierern und Einnahmen-Überschuss-Rechnern.

Auf welche Art die Kasse geführt wird, schreibt die Finanzverwaltung grundsätzlich nicht vor. Die Kasse kann manuell durch Kassenbuch und Kassenbericht oder elektronisch geführt werden. Bei der elektronischen Kassenführung sind umfangreiche Vorschriften zu beachten, die darauf abzielen, Manipulationen auszuschließen. Wir raten dringend davon ab, Kassen mit Kalkulationsprogrammen, wie z. B. Excel zu führen. Sie sind nachträglich änderbar und erfüllen damit nicht die Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Buchführung. Ein Betriebsprüfer sieht in der Kassenführung per Excel einen materiellen Fehler und wird die Kassenführung verwerfen. Bitte führen Sie aus diesem Grund ein handschriftliches Kassenbuch!

Offene Ladenkasse

Für kleinere Unternehmen, in denen der Unternehmer selbst die Kasse bedient, ist die offene Ladenkasse eine Option. Unter einer offenen Ladenkasse versteht man ein Behältnis, in dem die Einnahmen abgelegt werden, ohne elektronische Aufzeichnungen zu führen. Die Umsätze werden am Tagesende im täglich zu führenden Kassenbericht durch „Rückwärtsrechnung“ ermittelt (Vorlage). Ausgangspunkt ist dabei der durch Zählprotokoll (Vorlage) ermittelte Kassenbestand bei Geschäftsschluss. Sowohl die Barauslagen, die Bareinlagen und die Barentnahmen sind durch entsprechende Belege (ggf. Eigenbelege) nachzuweisen. Bei nachträglich und nur rechnerisch erstellten Kassenberichten liegt keine ordnungsgemäße Kassenführung vor.

Elektronische Kassen

Ab dem Jahr 2017 müssen elektronische Kassen den Vorgaben der Finanzverwaltung entsprechen. Um sicher zu gehen, lassen Sie sich bitte ein Zertifikat des Kassenherstellers geben.

Bitte heben Sie die Betriebsanleitung jederzeit auffindbar auf. Eine Betriebsanleitung aus dem Internet als Pdf-Dokument genügt nicht den Anforderungen einer ordnungsgemäßen Buchhaltung.

Die Geräte müssen in der Lage sein, Einzeldaten zu speichern und einen Datenexport ermöglichen. Mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Unterlagen sind für die Dauer der Aufbewahrungspflicht jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. Alle steuerlich relevanten Einzeldaten sind unverändert und vollständig aufzubewahren. Eine Verdichtung der Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Es reicht nicht aus, die Unterlagen ausschließlich in ausgedruckter Form aufzubewahren. Die digitalen Unterlagen und Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Ist die Speicherung von Journaldaten, Auswertungsdaten, Programmierdaten und Stammdatenänderungen nicht innerhalb des Gerätes möglich, müssen diese Daten unverändert und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Sämtliche Auswertungen von elektronischen Registrierkassen sind Teil der Buchhaltungsunterlagen und müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Das betrifft Betriebsanleitungen, Programmieranleitungen, Einrichtungsprotokolle, Änderungsprotokolle, Tagesendsummenbons und Registrierkassenstreifen.  Auch die Einsatzorte und Einsatzzeiträume der Kassen sind zu protokollieren und die Protokolle aufzubewahren.

Da in Deutschland bisher noch keine Registrierkassenpflicht besteht, wäre als Alternative zur elektronischen Kasse nur noch der Umstieg auf eine manuelle Aufzeichnung (siehe offene Ladenkasse) möglich.

Ab 2017 gilt der Grundsatz: Entweder elektronische Registrierkasse mit Zertifizierung (Einhaltung aller Vorgaben der Finanzverwaltung) oder offene Ladenkasse. Bitte prüfen Sie, ob für Sie Handlungsbedarf besteht und Ihre Kasse aufgerüstet werden muss.

Thermobelege

Bei Registrierkassenausdrucken und anderen Buchhaltungsbelegen, die auf Thermopapier aufbewahrt werden, ist sicherzustellen, dass sie zehn Jahre lang lesbar bleiben (z. B. durch Kopieren der Belege).

-> Vermeidung von Abrieb und direktem Sonnen- oder Neonlicht, kein Kontakt mit Klarsichtfolien (Weichmacher), Lederbörsen (Gerbstoffe), Feuchtigkeit, Klebern (Lösungsmittel), Fetten, Ölen.

Eigenbeleg

Bitte denken Sie daran, vor allem jede Entnahme aus der Kasse auf einem Eigenbeleg aufzuzeichnen. Die Verpflichtung zur  Erstellung von Eigenbelegen ergibt sich aus dem Gesetz und dient der Herstellung der Kassensturzfähigkeit. Ein Fehlen bedeutet nicht nur einen formellen, sondern einen schwerwiegenden materiellen Mangel. Eigenbelege sind anzufertigen für Geldtransite (Entnahmen zur Bankeinzahlung, Einlagen aus Bankabhebungen, Verschiebungen zwischen mehreren Kassen), Privatentnahmen und Privateinlagen (entweder selbst erstellen oder im Schreibwarenladen Zweckform „Einnahme-/Ausgabebeleg“).

Ausblick - Schutz vor Manipulationen

In einem aktuellen Gesetzesentwurf (18.03.2016) für ein Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen will das Finanzamt die Unveränderbarkeit der Daten sicherstellen. Außerdem wird für die Finanzämter eine neue Prüfungsmöglichkeit geschaffen und Bußgelder für Verstöße werden deutlich erhöht. Als besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen soll eine Kassen-Nachschau eingeführt werden, die unangekündigt erfolgen kann. Es soll eine technologieoffene technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Kassen eingeführt werden. Wer dieses System nicht nutzt, handelt ordnungswidrig und soll mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 € belegt werden können, unabhängig davon, ob ein steuerlicher Schaden entstanden ist oder nicht. Das Gesetz soll voraussichtlich ab 2019 Anwendung finden.

 

Bitte sprechen Sie uns an, falls Sie noch Fragen haben!

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