Merkblatt zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung

Die Finanzämter versuchen leider verstärkt, durch die Aufdeckung von Fehlern in der Kassenführung die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung zu Fall zu bringen, um Hinzuschätzungen vornehmen zu können. Insbesondere das Auftreten von Kassen-fehlbeträgen (Kassenbestand negativ) führt zur Verwerfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Sind Sie zur Führung einer Kasse verpflichtet (alle Bilanzierer und Gewerbetreibende mit überwiegend Bar-Geschäften), so muss auf folgende Kriterien der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung genau geachtet werden:

• Kasseneinnahmen und -ausgaben sowie der Kassenbestand müssen täglich festgehalten werden. (§ 146 AO, § 239 HGB, R 5.2 EStR)
• Die Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, daß täglich der Sollbestand laut Kassenbuch mit dem tatsächlichen Kassenbestand übereinstimmt (Kassensturzfähig-keit).
• Die Kasse ist geldmäßig zu führen, d.h. es müssen tägliche Zählprotokolle vorhanden sein, als Beispiel siehe die untenstehende Tabelle.
• Geldverschiebungen zwischen verschiedenen Kassen oder der Bank (Geldtransite) sind buchmäßig festzuhalten, weil anderenfalls eine Abstimmung nicht möglich ist. Dabei ist auf korrekte Datumsangaben im Kassenbuch zu achten.
• Entnahmen aus der Kasse und Einlagen in die Kasse sind ebenfalls zeitgenau buchmäßig zu erfassen und durch entsprechende Belege (Eigenbeleg) zu erfassen. Bei Privateinlagen wird bei Betriebsprüfungen regelmäßig nachgefragt, woher diese Einnahmen kommen und ob nicht etwa nicht erklärte Einnahmen oder nur sog. „Luftbuchungen“ dahinterstehen. Hinsichtlich der Privatentnahmen wird auch geprüft, ob diese ausreichen, den Lebensunterhalt des Steuerpflichtigen und seiner Familie zu finanzieren.

Beispiel für tägliches Zählprotokoll: