Hinweise für GmbH-Geschäftsführer

1. Zur Vermeidung von verdeckten Gewinnausschüttungen muss streng darauf geachtet werden, dass alle Vergütungen, die ein Gesellschafter-Geschäftsführer von der GmbH erhält, von vornherein durch Vertrag klar und eindeutig geregelt und tatsächlich durchgeführt werden. Es gilt ein Rückwirkungsverbot, ein Nachzahlungsverbot, ein Klarheitsgebot und ein Durchführungsgebot. Geprüft wird seit einigen Jahren durch die Finanzverwaltung auch die Üblichkeit und Ernsthaftigkeit von solchen Regelungen. Vereinbarungen mit der GmbH sollten daher fortlaufend danach geprüft werden, ob sie noch diesen Anforderungen entsprechen (Fremdvergleich).
2. Verträge zwischen Gesellschaftern (und ihnen nahestehende Personen) und der GmbH: Anstellungsvertrag: Abschluss und Änderung muss grundsätzlich vom zuständigen Organ (Gesellschafterversammlung) beschlossen werden - auch bei der Ein-Mann-GmbH und bei Befreiung vom Selbstkontrahierungsverbot (§ 181 BGB). Genaue Regelung über angemessene Vergütungen, Tantieme - nur vom Jahresüberschuss (Gewinn) und nicht vom Umsatz; Die Tantieme soll nicht mehr als 25% der Gesamtvergütung des GF betragen und nicht mehr als 50% des Einkommens der GmbH.
3. Keine konkurrierende Tätigkeit des Geschäftführers und Gesellschafters auf dem Betätigungsfeld der GmbH (Haftungsgefahr).
4. Bei der Ein-Mann-GmbH müssen nach § 38 Abs. 3 GmbHG sämtliche Rechtsgeschäfte mit der GmbH schriftlich abgefasst oder in eine schriftliche Niederschrift aufgenommen werden. Das gilt auch für jede Änderung des Anstellungsvertrages.
5. Pachtverträge für Grundstücke, Büros, Maschinen und Geräte Die Pacht bzw. Miete muss einem Vergleich mit einem fremden Dritten standhalten und darf die GmbH nicht benachteiligen. Die Anmietung bzw. Pacht von Immobilien durch die GmbH von Personen, die in der GmbH das Sagen haben, führt zur Betriebsaufspaltung.
6. Darlehensvertrag Bankübliche Zinsen vereinbaren, Vereinbarungen über Kündigung und Rückzahlung des Kredites sowie über Sicherheiten. Darlehen, die länger als vier Jahre gewährt werden, müssen durch Grundschulden abgesichert werden.
7. Stammeinlage Die Stammeinlage muss tatsächlich und nachweislich erbracht werden. Eine Verrechnung mit Forderung gegenüber der GmbH ist nicht zulässig. Eine verdeckte Sachgründung führt im Konkursfall zur Nachforderung in bar.
8. Kaufverträge, Dienstleistungsverträge Der Kaufpreis muss angemessen sein und die GmbH darf nicht benachteiligt werden (Fremdvergleich). Grundsätzlich gilt, dass jede Vergütung die der Gesellschafter-Geschäftsführer erhält, von vorneherein durch Vertrag klar und eindeutig geregelt sein muss. Für ihre Leistungen muss die GmbH mindestens den Ersatz ihrer Kosten zuzüglich einen angemessenen Gewinnzuschlag erhalten.

9. Gewinnausschüttung Mindestens sollte jährlich soviel Gewinn ausgeschüttet werden, dass der Sparerfreibetrag und die Werbungskostenpauschale voll ausgenutzt werden. Ab 2008 beträgt der Sparerfreibetrag € 801 / 1.602 €. Ab 2002 bis 31.12.2008 werden Gewinnausschüttungen bei der Einkommensteuer des Gesellschafters nur noch zur Hälfte als Einkünfte herangezogen (Halbeinkünfteverfahren) bei vollem Abzug der o.g. Freibeträge. Wesentliche Veränderungen ergeben sich ab 2008 durch die Unternehmensteuerreform 2008 und ab 2009 wegen Abschaffung des Halbeinkünfte-verfahrens. Wegen der Einführung der Abgeltungssteuer ab 01.01.2009 ist es steuerlich sinnvoll, Gewinnvorträge noch in 2008 auszuschütten.

   Der BFH hat entschieden, dass Ausschüttungen beim beherrschenden GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer in der Regel auch dann bereits zum Zeitpunkt des Gewinnverteilungsbeschlusses zugeflossen und zu versteuern sind, auch wenn die Gesellschafterversammlung eine spätere Fälligkeit der Auszahlung beschlossen hat. Zum gleichen Zeitpunkt ist die Kapitalertragsteuer anzumelden und abzuführen. Das gilt ab 01.01.2009 auch für die Abgeltungssteuer.

10. Der Gewinn aus der Veräußerung einer zum Privatvermögen gehörenden GmbH-Beteiligung ist ab 2002 bereits steuerpflichtig, wenn eine Beteiligung von mindestens 1,0% vorliegt, bzw. in den letzten fünf Jahren vorgelegen hat. Das gilt auch für die Berücksichtigung von Verlusten aus solchen GmbH-Beteiligungen bei Verkauf, Konkurs, Liquidation. Bis 31.12.2008 wird der Gewinn nach Halbeinkünfteverfahern besteuert, ab 01.01.2009 nach dem Teileinkünfteverfahren (Einnahmen und Veräußerungskosten werden zu 60% angesetzt).
11. Pensionszusagen Die umfangreiche Rechtsprechung zu Pensionszusagen an beherrschende GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer wurde im Schreiben des BMF vom 14.5.1999 (BStBl I S.512) verarbeitet. Neu ist die Beachtung einer Probezeit für den Geschäftsführer (zwei bis drei Jahre, bei Neugründung fünf Jahre) vor Erteilung einer Zusage. Höhere Anforderungen werden an die Finanzierbarkeit gestellt. Die Finanzverwaltung hält eine Pensionszusage für nicht finanzierbar, wenn bei einheitlicher Beurteilung der Gesamtzusage der Barwert der künftigen Pensionsleistungen am Ende des Wirtschaftsjahres auch unter Berücksichtigung einer Rückdeckungsversicherung zu einer Überschuldung in der Bilanz führen würde. Der BFH fordert im Bezug auf die Finanzierbarkeit demgegenüber alleine, dass die Gesellschaft bei Eintritt des Versicherungsfalles die Zusage erfüllen kann. Die Pensionszusage ist neben der Direktversicherung nach wie vor die interessanteste Alters-, Invaliden- und Hinterbliebenenversorgung für den Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Die Invaliden- und die Hinterbliebenenrente muss im allgemeinen durch eine Rückdeckungsversicherung gedeckt werden. Zur langfristigen Ansparung der Mittel für die Altersversorgung im Betrieb empfehlen wir die Anlage der Mittel in Wertpapierfonds oder auch Immobilien, die an den Gesellschafter-Geschäftsführer verpfändet werden zur Insolvenzsicherung ( „interner Pensionsfonds“). In keinem Falle sollt auf eine bestehende Pensionszusage ganz oder teilweise verzichtet werden, da dies zu eine verdeckten Einlage und sofortiger hoher Besteuerung beim Gesellschafter GF führen kann, ohne dass diesem Mittel zugeflossen sind.(„Steuergau“). Derzeit besteht keine Rechtssicherheit über die zukünftige Anerkennung von Zeitwertkonten für beherrschende Ges-Geschäftsführer.
12. Haftung des Geschäftsführers Auf die zahlreichen Haftungsfälle für den Geschäftsführer einer GmbH wird hingewiesen. Beispiele: Insolvenzantragspflicht - innerhalb drei Wochen nach Kenntnis von der Zahlungsunfähigkeit und / oder Überschuldung; Haftung für Lohnsteuer-Sozialversicherungsbeiträge, Umsatzsteuer; für Zahlungen nach Eintritt der Insolvenzreife; Benachteiligung von einzelnen Gläubigern (z.B. Finanzamt) bei Zahlungsschwierigkeiten, Vermischung von Privatvermögen und Vermögen der GmbH, etc.