Hinweise für Arbeitgeber Dez 2009

Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr,

im Folgenden möchten wir Sie über Neuerungen ab 2010 informieren, die Sie als Arbeitgeber bzw. die Lohn- und Gehaltsabrechnungen betreffen.

ELENA (Elektronischer Entgeltnachweis)

Ab Januar 2010 müssen monatlich (gem. § 97 Abs.1 SGB IV) für jeden Arbeitnehmer Entgeltdaten in elektronischer Form an die hierfür neu eingerichtete „Zentrale Speicherstelle" (ZSS) übermittelt werden.

Ziel dieses Verfahrens soll eine Reduktion der Verwaltungskosten sein. So können ab 2012 zahlreiche Bescheinigungen wie Arbeitsbescheinigungen, Bescheinigungen über Nebeneinkommen oder Verdienstbescheinigungen für wohnrechtliche Zwecke direkt von der zentralen Speicherstelle abgerufen und müssen nicht mehr vom Arbeitgeber ausgestellt werden.

Für jeden Arbeitnehmer wird hierbei eine standardisierte Datei erstellt, die verschlüsselt übertragen und gespeichert wird. Lediglich für geringfügig Beschäftigte im Privathaushalt und für Versorgungsbezugsempfänger sind keine Meldungen zu erstellen. Gemeldet werden insbesondere folgende Daten: Versicherungsnummer, Familien- u. Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Bruttoeinkommen, Art und Zeitraum für das Einkommen, Beitragsgruppen, wöchentliche Arbeitszeit, Name, Anschrift und Betriebsnummer des Arbeitgebers.

Ab Juli 2010 müssen bei Kündigungen zusätzliche Angaben, die für die Arbeitsbescheinigung erforderlich sind, gemeldet werden.

Damit die elektronischen Meldungen korrekt erstellt werden können, sind daher Informationen pro Mitarbeiter erforderlich, die bisher für die Lohnabrechnung nicht benötigt wurden. Für diese zusätzlichen Angaben erhalten Sie bei uns Fragebögen, die bei eintretenden Veränderungen bitte unverzüglich an uns ausgefüllt zuzusenden sind:

1. Personalfragebogen (ELENA): Enthalten sind Änderung Wochenarbeitszeit, Änderung Befristung und Ausbildungsende.
2. Personalfragebogen (ELENA) - Kündigung: Enthalten sind zu meldende Angaben bei Kündigungen.

Neuer Aufbau der Lohnscheine ab Januar 2010

Die von uns erstellten Lohnscheine (DATEV-Format) enthalten ab 2010 entsprechend mehr Pflichtangaben und werden übersichtlicher gestaltet sein. Eine „Lesehilfe" ist bei uns erhältlich.

Hinweis: Auf Wunsch besteht die Möglichkeit, auf dem Lohnschein neben den üblichen Angaben auch die Arbeitgeberkosten pro Mitarbeiter („Gesamtkosten") anzugeben.

Bei Fragen stehen meine Lohnmitarbeiter gern zur Verfügung.